Informationsklassning: Så skyddar du dina tillgångar
Information är guld värt. Men hur skyddar man informationen från att hamna i fel händer?
Varje dag hanterar organisationer mängder av information från personuppgifter till känsliga kunddata. Något som informationsklassning kan hjälpa till med genom att skapa ordning och tydlighet i vilken information som behöver skyddas.
I den här artikeln går vi igenom hur man kommer igång med informationsklassning och vilka fördelar det ger.
Vad är informationsklassning?
Informationsklassning är processen där du värderar och kategoriserar din organisations information utifrån hur känslig och betydelsefull den är. I grunden handlar det om att bestämma skyddsnivån för olika typer av information.
Vilken information ska du då klassificera? All viktig information såsom personuppgifter, ekonomisk information och verksamhetskritisk information ska ses över. Detta kan vara allt från personallistor till teknisk dokumentation och inloggningsuppgifter. Du behöver också klassificera dina system och digitala tjänster för att ge dem rätt skydd.
För att genomföra en informationsklassning krävs både teknisk kompetens och verksamhetsförståelse. Det är därför viktigt att samla informationsägaren (vanligtvis verksamhetschefen), systemförvaltaren, IT-säkerhetsansvarig och medarbetare som hanterar informationen i sitt dagliga arbete när klassningen genomförs.
När ska du göra en informationsklassning? Du behöver göra det vid flera tillfällen, såsom när du inför ny information eller nya system, när din verksamhet förändras, när lagar ändras, och minst en gång per år.
De tre grundpelarna
När man klassificerar information utgår man alltid från tre grundpelare: konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. Varje grundpelare hjälper dig att bedöma hur du ska skydda din information.
Konfidentialitet innebär att endast behöriga personer får tillgång till informationen. Konsekvenserna av att information hamnar i fel händer avgör nivån på skyddet. Exempelvis kan en patientjournal kräva högsta skydd, ett internt nyhetsbrev medelhögt skydd, medan en offentlig årsredovisning kan vara öppen för alla.
Riktighet betyder att informationen måste vara korrekt och skyddad från manipulation. Konsekvenserna av felaktig information bestämmer skyddsnivån. Exempelvis kan läkemedelsförskrivningar kräva högsta riktighet, interna rutiner medelhög riktighet, medan en felaktig lunchmeny har mindre påverkan.
Tillgänglighet handlar om hur snabbt och enkelt behöriga ska kunna komma åt informationen. Behovet av åtkomst styr tillgänglighetskraven. Exempelvis kan akutsjukvårdens system kräva tillgänglighet dygnet runt, ekonomiska rapporter under kontorstid, medan åtkomst till arkiverad information kan ta längre tid.
Varför ska man klassa sin information?
Kanske inser du redan några av fördelarna med att klassificera sin information. Genom en strukturerad genomgång får du kontroll över din information och kan identifiera eventuella risker.
Här är fyra fördelar:
Effektiv resursanvändning
Genom att veta vilken information som behöver vilket skydd kan du investera dina resurser bättre. Du undviker att lägga pengar på att skydda mindre känslig information, samtidigt som du kan satsa mer där skyddet behövs.
En klassning hjälper dig också att prioritera dina säkerhetsinvesteringar och använda din IT-budget effektivt. Du kan också lättare motivera kostnaderna för olika säkerhetsåtgärder.
Bättre regelefterlevnad
Med rätt klassning blir det enklare att följa lagar som GDPR, patientdatalagen eller säkerhetsskyddslagen och visa efterlevnad. Du får bättre koll på vilken information som omfattas av olika krav och kan lättare visa för granskare hur du skyddar just den informationen.
När du dokumenterar din klassning blir det också tydligt varför du valt olika säkerhetsåtgärder. Detta är bland annat viktigt vid revisioner och när myndigheter granskar din verksamhet.
Ökad medvetenhet
När du klassificerar information ökar förståelsen i hur värdefull olika typer av information är. Det blir naturligt att prata om säkerhet och medarbetare blir bättre på att upptäcka risker innan de blir problem.
Klassningen skapar också en gemensam syn på informationens värde och hur den ska hanteras. Detta gör att alla tar bättre hand om informationen i det dagliga arbetet.
Snabbare incidenthantering
Om något händer med din information vet du direkt hur allvarligt det är. Klassningen hjälper dig att prioritera vilka åtgärder som behövs och vilka resurser du ska sätta in.
Du kan också lättare bedöma konsekvenserna av en incident och veta vilka personer som behöver informeras. Detta gör att du kan agera snabbare när något händer, vilket minskar skadan för incidenter.
Sammanfattningsvis skapar informationsklassning struktur och balans i hur information hanteras. När informationen har rätt skyddsnivå blir verksamheten både säkrare och effektivare.