Varför ska man inte vara beroende av en leverantör?
Hur beroende är din organisation egentligen av era leverantörer? Det är en fråga som många underskattar tills det är för sent. Beroendet av enskilda leverantörer kan lätt smyga sig på, särskilt när det gäller IT-system och andra verksamhetskritiska lösningar.
I denna artikel kommer vi att undersöka vad leverantörsberoende innebär, vilka risker det medför och hur din organisation kan skapa en starkare position genom att minimera sårbarheten.
Vad är leverantörsberoende?
Leverantörsberoende, även känt som "vendor lock-in," uppstår när ett företag blir alltför beroende av en enda leverantör för sina produkter eller tjänster, vilket utgör en betydande affärsrisk för många organisationer.
Detta leder till en situation där det blir både dyrt och komplicerat att byta leverantör, något som kan ha allvarliga följder för verksamheten.
Ett konkret exempel på leverantörsberoende är när företag använder Microsofts molntjänster (Azure) för sin IT-infrastruktur.
När man har byggt system, lagrat data och utvecklat applikationer specifikt för Azure-plattformen, blir ett byte till andra leverantörer som AWS eller Google Cloud både kostsamt och tekniskt krävande.
Detta behöver dock inte vara något problem, så länge tjänsten fungerar smidigt och relationen med leverantören är stabil.
Ta till exempel ett företag som använder SharePoint för sin dokumenthantering, vilket är en väletablerad plattform från en stabil leverantör. Även i detta fall finns det potentiella risker att ta i beaktning, som leveransproblem (servrar som går ner), ekonomiska risker (prisökningar), och strategiska risker (att Microsoft slutar stödja viktiga funktioner).
Olika typer av leverantörsberoende
- Teknologiskt beroende: När företaget använder system, API:er eller hårdvara som är så specialanpassade eller proprietära att de låser verksamheten till leverantörens lösningar. Detta gör det extremt svårt att byta till alternativa leverantörer eftersom systemen inte kan integreras med andra lösningar.
- Kunskapsberoende: Situationen där företagets personal, processer och dokumentation är så tätt knutna till leverantörens specifika system att ett byte skulle kräva omfattande omskolning och omorganisation. Den uppbyggda kompetensen blir en "gyllene boja" som gör det kostsamt att byta leverantör.
- Ekonomiskt beroende: Uppstår när företaget gjort stora investeringar i leverantörens infrastruktur eller är bundna av långa licensavtal. Ofta förstärks beroendet av volymbaserade rabatter som gör det ekonomiskt ofördelaktigt att sprida inköpen på flera leverantörer.
Konsekvenser av leverantörsberoende
Att vara beroende av en enda leverantör kan leda till negativa risker och konsekvenser, både på kort och lång sikt. Om ett företag blir för beroende av en viss leverantör kan en obalans uppstå, där leverantören får övertaget i affärsrelationen.
Ett av de mest påtagliga problemen är den ekonomiska aspekten. När en leverantör vet att kunden har begränsade möjligheter att byta till andra alternativ, kan de utnyttja denna position genom att höja priser eller införa nya avgifter.
Ofta tvingas verksamheten acceptera dessa förändringar, eftersom kostnaden för att byta leverantör bedöms vara ännu högre.
Den operativa flexibiliteten påverkas också betydligt. Att vara låst till en leverantörs lösningar begränsar nämligen företagets möjligheter att införa nya innovationer eller förändra sina processer.
Detta ökar bland annat risken att fastna i föråldrade legacy-system eftersom kostnaden och komplexiteten att modernisera växer över tid.
Ekonomisk påverkan
Förutom direkta prisökningar tvingas organisationer ofta investera resurser i specialanpassningar och integrationer specifika för leverantörens system, vilket kan skapa en spiral av dolda kostnader.
När system väl är specialanpassade krävs kontinuerlig kompetensutveckling av personal för att hantera de unika lösningarna. Detta förstärker inlåsningen, eftersom företaget investerat i både teknisk infrastruktur och kompetens som är knuten till leverantörens system.
Operativa begränsningar
Organisationen blir beroende av leverantörens utvecklingstakt och prioriteringar, vilket kan förhindra införandet av innovationer och skapa en tröghet som påverkar konkurrenskraften.
Säkerhetsaspekter
En ofta förbisedd aspekt är säkerhetsrisken. Om leverantören utsätts för tekniska problem, till exempel cyberattacker eller konkurs, kan konsekvenserna för verksamheten bli katastrofala.
För att hantera dessa risker krävs kontinuerlig utvärdering av leverantörsberoende. Där det är möjligt bör organisationer bygga in flexibilitet, exempelvis genom standardiserade API:er som underlättar leverantörsbyten.
Även om detta inte är möjligt överallt, särskilt inte med äldre system, bör det eftersträvas där det är tekniskt och ekonomiskt genomförbart.
Hur minskar man ett leverantörsberoende?
Även om beroende ofta är svårt att undvika helt, finns det saker som kan ge en ökad handlingsfrihet och minska sårbarheten.
- Välj standardlösningar framför specialanpassade system. Det är ofta bättre att standardisera sina processer än att beställa kostsamma specialanpassningar.
- Säkra ägandeskapet över er data. Se till att avtalen ger dig rätt att exportera all data i standardformat och att du regelbundet testar denna möjlighet.
- Sprid viktiga system på flera leverantörer om det är möjligt. Detta minskar beroendet av en enskild aktör.
- Behåll kritisk kompetens internt. Om all expertis om ett viktigt system finns hos leverantören ökar beroendet dramatiskt.
- Ha en tydlig exit-strategi. Redan när du väljer en ny leverantör bör du ha en plan för hur ett eventuellt byte skulle gå till och vad det skulle kosta.
- Använd öppna standarder och API:er när det är möjligt, så att integrationer enklare kan flyttas mellan olika system.