Många företag hanterar riskhantering och efterlevnad med Excel-ark, delade mappar och e-postkedjor. Det fungerar – tills det inte gör det längre. När verksamheten växer, regelverk som NIS2 träder i kraft och krav från kunder ökar, blir de manuella processerna en flaskhals.
I denna artikeln går vi igenom 10 tydliga tecken på att det är dags att överväga ett GRC-system för att hantera styrning, risk och efterlevnad på ett mer effektivt sätt.
1. Ni har flera versioner av samma Excel-ark
Det börjar oskyldigt. Någon skapar "Riskregister_v1.xlsx" för att dokumentera företagets risker. En kollega gör ändringar och sparar som "Riskregister_v2_FINAL.xlsx". Senare samma dag skapar någon "Riskregister_v2_FINAL_verkligen_sista.xlsx". Snart har fem personer olika versioner, och ingen vet vilken som är aktuell.
Problemet förvärras när filer skickas via e-post eller lagras lokalt. En person arbetar i sin kopia medan en annan uppdaterar versionen på servern. När ni sammanställer information upptäcker ni att uppgifterna inte stämmer. Kritiska risker identifierade i en version når aldrig dem som ska åtgärda dem, och beslut fattas på inaktuell data.
2. Varje revision eller audit är en stressig sprint
Tre veckor innan revisionen startar panikjakten. Ni letar febrilt i e-postarkiv efter bevis på implementerade säkerhetskontroller. Policydokument ligger kvar i gamla versioner. Teamet lägger sena kvällar på att sammanställa information som borde varit lättillgänglig.
Om varje granskning kräver en heroisk insats brister er löpande dokumentation. Revisioner ska bekräfta att processerna fungerar, inte vara akut krishantering. Ett GRC-system gör all dokumentation och spårbarhet tillgänglig när den behövs, utan stress och panik.
3. Ingen vet riktigt vem som ansvarar för vad
När en risk identifieras uppstår frågan: vems ansvar? Säkerhetsavdelningen tror IT ska hantera det. IT tror det är verksamhetens affärsrisk. Ingen tar ägarskap, och åtgärder faller mellan stolarna. Samma risker diskuteras möte efter möte utan att något händer.
Detta beror på att riskägare och ansvarsroller inte är dokumenterade systematiskt. Information finns i möteprotokoll från månader sedan eller i bortglömda e-posttrådar. Ett GRC-system gör ansvar och deadlines transparenta för alla inblandade.
4. Leverantörsbedömningar tar veckor eller månader
När ni ska utvärdera en ny leverantör skickas ett frågeformulär via e-post. Tre veckor senare kommer ofullständiga svar som måste granskas manuellt. Processen är långsam och inkonsekvent – olika personer ställer olika frågor med varierande bedömningskriterier.
Med NIS2 ökar kraven på systematisk leverantörshantering. Ni måste löpande bedöma kritiska leverantörer och följa upp högrisk-leverantörer. Att onboarda tio leverantörer årligen är hanterbart, men när det blir femtio kollapsar manuella processer.
5. Ni kan inte visa compliance-status i realtid
När VD:n frågar "Hur långt har vi kommit med ISO 27001?" finns inget enkelt svar. Information ligger utspridd över Excel-ark, Word-dokument och e-posttrådar. Ni spenderar dagar på att sammanställa en rapport som är föråldrad när den blir klar.
Moderna styrningskrav innebär att ledningen måste se riskbild och efterlevnadsstatus direkt. De behöver en dashboard som visar vilka gap som finns, vilka åtgärder som pågår och var ni står mot era mål. Utan realtidsöverblick blir ni reaktiva istället för proaktiva.
6. NIS2, ISO 27001 eller andra krav känns överväldigande
Ni omfattas av NIS2-direktivet eller behöver ISO 27001-certifiering, men kraven känns oöverstigliga. ISO 27001 har 93 kontroller i Bilaga A. NIS2 kräver allt från riskhantering till incidentrapportering. Var börjar man?
Gap-analyser som skulle ta veckor drar ut i månader. Excel-arket växer men ger ingen tydlig bild. Konsulter anlitas men lämnar PowerPoints ingen vet vad man ska göra med. Utan struktur blir compliance en ändlös kamp.
7. Samma information måste registreras på flera ställen
När en säkerhetskontroll implementeras måste den registreras i riskregistret, uppdateras i ISO 27001-dokumentationen, noteras i leverantörsbedömningen och rapporteras till styrelsen. Samma arbete görs om och om igen i olika dokument.
Dubbelarbete är inte bara ineffektivt – det ökar risken för fel och inkonsekvens. När information uppdateras i ett dokument men glöms i ett annat uppstår motsägelser. Mycket tid går åt till administration istället för faktiskt säkerhetsarbete.
8. Gap-analyser blir aldrig riktigt klara
En gap-analys för ISO 27001 startar ambitiöst men tar evigheter att slutföra. Dokumentet växer och växer, men ni får aldrig en tydlig, användbar bild av var ni faktiskt står. Ingen har riktigt ägarskap längre.
Om processen tar månader blir informationen inaktuell innan ni ens är klara. Nya krav tillkommer, verksamheten förändras, och gap-analysen halkar efter. Resultatet blir ett dokument som samlar damm istället för att driva förbättringsarbete.
9. Er incidenthantering är reaktiv, inte proaktiv
När något går fel skyndar ni att åtgärda det, men det finns ingen strukturerad process för incidenthantering. Incidenter dokumenteras sporadiskt eller inte alls. Samma typ av problem upprepas eftersom ni inte lär er systematiskt.
NIS2 kräver strukturerad incidentrapportering med tidsfrister och dokumentationskrav. Utan system blir det omöjligt att spåra incidenter över tid, identifiera mönster eller visa myndigheterna att ni hanterar säkerhetshändelser på rätt sätt.
10. Ledningen frågar om risker – ni har inget bra svar
När VD:n eller styrelsen frågar "Vilka är våra största risker just nu?" kan ni inte ge ett tydligt, databaserat svar. Informationen finns utspridd i olika dokument och e-posttrådar. Det finns ingen samlad bild av riskläget.
Ni måste först sammanställa något, vilket tar dagar. När svaret är klart är det redan föråldrat. Ledningen fattar beslut utan fullständig förståelse för riskbilden, vilket kan leda till felallokerade resurser och missade hot.
Känner du igen ditt företag i flera av dessa tecken? Boka en demo för att se hur ChainSec kan förenkla ert GRC-arbete.
