Verifiering med vem och när
När ni markerar avvikelsen som verifierad registrerar ChainSec vem som verifierade den och när.
Avvikelsehantering · För kvalitet, miljö och inköp
Hantera avvikelser.
Från fynd till stängning.
Utgå från kalkylbladet eller revisorns mall och behåll rutinerna i ert ledningssystem. ChainSec samlar leverantörsavvikelsens källa, ansvarig, svar, status och historik från upptäckt brist till dokumenterad stängning.
Från öppen till stängd.
Öppen
Beskriv bristen och utse ansvarig.
Åtgärd vidtagen
Dokumentera svar, rotorsak och åtgärd.
Verifierad
Kontrollera resultatet. Spara vem och när.
Stängd
Avsluta ärendet med historiken kvar.
Samla det som behöver följas upp
Kalkylbladet kan vara er startpunkt. Registrera avvikelsen på leverantören så att källa, ansvarig och status finns tillsammans.
Arbeta med ert ledningssystem
Låt era befintliga rutiner styra arbetet. Om reklamationen redan finns i ett affärs- eller ledningssystem kan ni ange ärendereferensen i ChainSec.
Ge mallen en fortsättning
En mall hjälper er att beskriva fyndet. Behåll sedan leverantörens svar, åtgärden och historiken fram till stängning.
01 · Registrera fyndet
Ge avvikelsen en tydlig utgångspunkt.
Registrera en reklamation, ett revisionsfynd, ett enkätsvar eller en annan avvikelse på den berörda leverantören.
- Källa och allvarlighetsgrad
- Beskriv vad som hänt och ange var avvikelsen upptäcktes. Sätt allvarlighetsgraden som låg, medel eller hög.
- En ansvarig för uppföljningen
- Tilldela avvikelsen en ansvarig så att det är tydligt vem som håller ihop arbetet.
- Direkt från ett flaggat svar
- Skapa en avvikelse från ett flaggat enkätsvar och behåll kopplingen till svaret som gav upphov till ärendet.
02 · Utred och åtgärda
Håll ihop svaret, orsaken och åtgärden.
Dokumentera leverantörens förklaring, er bedömning av rotorsaken och vilka åtgärder som har vidtagits. Då finns underlaget kvar inför nästa granskning.
Dokumentera leverantörens svar
Skriv in vad leverantören har svarat så att förklaringen finns tillsammans med avvikelsen.
Beskriv rotorsaken
Dokumentera den bakomliggande orsaken som ni har identifierat i utredningen.
Notera vidtagna åtgärder
Beskriv vad som har gjorts och ändra statusen till Åtgärd vidtagen.
Exempel: En leverans innehåller fel förpackningsmaterial. Dokumentera leverantörens förklaring, orsaken och bytet av material. Kontrollera nästa leverans innan ni verifierar åtgärden.
03 · Verifiera och stäng
Visa vad som kontrollerades och av vem.
En dokumenterad åtgärd och en verifierad åtgärd är två steg i uppföljningen. Registrera verifieringen och behåll historiken när ärendet stängs.
Stängning med historiken kvar
Följ statusen från Öppen till Åtgärd vidtagen, Verifierad och Stängd. Ändringar finns kvar i avvikelsens historik.
Om ett ärende stängs utan föregående verifiering registreras det särskilt i historiken.
04 · Samla uppföljningen
Se öppna avvikelser över hela leverantörslistan.
Arbeta på en enskild leverantör eller använd den samlade listan för att se vilka avvikelser som behöver följas upp.
- Öppna avvikelser i todo-listan
- Öppna avvikelser syns bland arbetet som behöver följas upp i ChainSec.
- En samlad avvikelselista
- Se avvikelser från alla leverantörer i samma lista och gå vidare till det ärende ni ska arbeta med.
- Referens till ert befintliga ärende
- Ange ärendereferensen om reklamationen också hanteras i ert affärs- eller ledningssystem.
Frågor om avvikelsehantering.
Vad är avvikelsehantering för leverantörer?
Avvikelsehantering för leverantörer innebär att dokumentera en upptäckt brist, utse en ansvarig, utreda orsaken, följa upp åtgärden och dokumentera hur ärendet avslutas. I ChainSec finns avvikelsen på leverantören med källa, allvarlighetsgrad, svar, rotorsak, åtgärd och historik.
Vilka typer av avvikelser kan vi registrera?
Ni kan ange reklamation, revisionsfynd, enkätsvar eller annat som källa. Avvikelsen kopplas till leverantören och får en allvarlighetsgrad: låg, medel eller hög.
Kan en avvikelse skapas från ett enkätsvar?
Ja. Ni kan skapa en avvikelse direkt från ett flaggat enkätsvar. Kopplingen till det ursprungliga svaret behålls i ärendet.
Kan vi fortsätta använda vårt affärs- eller ledningssystem?
Ja. Ange en ärendereferens i ChainSec om reklamationen redan hanteras i ert affärs- eller ledningssystem. ChainSec samlar uppföljningen på leverantören, medan era befintliga rutiner kan ligga kvar i ledningssystemet.
Hur dokumenteras verifiering och stängning?
När avvikelsen markeras som verifierad registreras vem som verifierade den och när. Historiken behålls efter stängning. Om ärendet stängs utan föregående verifiering registreras det särskilt i historiken.
Var ser vi de avvikelser som behöver följas upp?
Öppna avvikelser syns i todo-listan. Det finns också en samlad avvikelselista över alla leverantörer och avvikelserna går att följa på respektive leverantör.
Se hur en avvikelse följs till stängning.
Vi visar hur ni registrerar fyndet, dokumenterar leverantörens svar och åtgärd och behåller verifieringen och historiken på leverantören.