Excel räcker för leverantörsbedömning så länge ni har få leverantörer, en person som äger listan och inga certifikat eller omvärderingar som riskerar att glömmas bort. Det slutar räcka när ni inte kan se vilka certifikat som går ut och vilka omvärderingar som är försenade utan att gå igenom listan rad för rad, när flera personer bedömer och godkänner, eller när revisorn frågar vem som godkände en leverantör och när. Då behöver ni ett leverantörsregister som håller status, giltighetstid och historik per leverantör. Ni kan börja med ert kalkylblad: exportera det till CSV och importera.
Sex situationer där ett kalkylblad börjar kosta mer tid än det sparar.
Gränsen går inte vid ett visst antal. Den går där ni inte längre kan svara på vilka leverantörer som saknar giltigt certifikat eller är försenade utan att gå igenom raderna en och en.
Excel kan färgmarkera ett utgångsdatum, men ingen får veta något om ingen öppnar filen. Varje certifikat är ytterligare ett datum som någon måste komma ihåg att kontrollera.
Kritiska leverantörer omvärderas oftare än övriga, och ISO 9001 låter er bestämma intervallen. Olika intervall betyder olika datum att hålla reda på, och uteblivna omvärderingar är en av bristerna att kontrollera före revision.
Revisorn frågar vem som godkände leverantören, när och på vilket underlag. I ett kalkylblad skrivs statusen över när den ändras, om ni inte för en separat logg.
När kvalitet, inköp och produktion uppdaterar samma lista blir det oklart vilken version som gäller och vem som ändrade vad.
En reklamation behöver källa, ansvarig, åtgärd och verifiering. I ett kalkylblad blir det lätt en egen flik som saknar koppling till leverantörens bedömning.
Två olika lösningar med olika styrkor
Osäker på vilket som passar er? Vi hjälper er att utvärdera era behov.
ChainSec vs Excel
| Funktion | ChainSec | Excel |
|---|---|---|
| Leverantörsregistret | ||
| Register | Ett leverantörsregister. Importera ert kalkylblad som CSV | Ett kalkylblad med de kolumner ni själva väljer |
| Klassning | Klassning per leverantör efter påverkan på er leverans | En kolumn där ni definierar klasserna själva |
| Godkännandestatus | Status per leverantör och en exporterbar godkänd leverantörslista | En statuskolumn som skrivs över när den ändras |
| Uppföljning | ||
| Certifikatbevakning | Giltighetstid per certifikat, synlig i registret. Påminnelser skickas inte automatiskt än | Ett datum per rad. Någon måste öppna filen och titta |
| Omvärdering | Omvärderingsintervall som ni sätter per leverantör | En datumkolumn och kalenderpåminnelser som ni sköter själva |
| Avvikelser | Avvikelser mot leverantör med källa, allvarlighetsgrad, ansvarig, åtgärd, rotorsak, verifiering och stängning | En egen flik eller ett separat dokument |
| Revision | ||
| Historik | Varje granskning loggas med datum, utfall och vem som gjorde den | Versionshistorik visar ändrade celler, inte vilket underlag ett beslut byggde på |
| Export till revision | Godkänd leverantörslista med status, senaste granskning och certifikatens giltighet. Historik och avvikelser finns per leverantör i registret | Själva filen, eller en lista ni formaterar inför revisionen |
* Avser ChainSecs leverantörsmodul. Kolumnen för Excel beskriver ett kalkylblad utan egna makron eller tilläggsverktyg.
Boka en demo och se själv
Kapitel 8.4 kräver att ni utvärderar, väljer, övervakar och omvärderar externa leverantörer som påverkar er förmåga att leverera enligt kundkrav. Standarden kräver inget särskilt verktyg, men fyra saker ska gå att visa, vare sig underlaget ligger i ett kalkylblad eller i ett system.
Standarden anger inget fast omvärderingsintervall. Ni bestämmer det och måste följa det. Klausulerna går vi igenom i guiden till ISO 9001 klausul 8.4. Vad ChainSec gör för leverantörsdelen, och vad som stannar i ert ledningssystem, står på sidan om ISO 9001.
Börja med en godkänd leverantörslista med klassning, status, certifikatets giltighet och nästa omvärdering. Den gratis Word-mallen innehåller ett ifyllt exempel och ingen automatisk bevakning. Uppgifterna går att flytta till ett kalkylblad senare.
Hämta mallen för godkänd leverantörslistaSe hur leverantörsregistret, certifikaten, omvärderingarna och avvikelserna hänger ihop i ChainSec. Kalkylbladet exporterar ni till CSV och importerar.
Boka en demo av leverantörsuppföljningenSe hur ni följer upp leverantörer, certifikat och omvärderingar i ChainSec.
Ja, så länge ni har få leverantörer, en person som äger listan och få certifikat eller omvärderingar att hålla reda på. Excel räcker inte längre när ni inte kan se vad som är försenat utan att gå igenom listan rad för rad, när flera personer bedömer och godkänner leverantörer, eller när revisorn vill se historik över vem som godkände vad och när.
Det finns inget fast antal. Det avgörande är hur många av leverantörerna som har certifikat som löper ut, egna omvärderingsintervall eller avvikelser att följa upp, och hur många personer som uppdaterar listan. Ett test är om ni kan svara på vilka leverantörer som saknar giltigt certifikat eller är försenade utan att gå igenom raderna en och en.
Nej. Kapitel 8.4 kräver att ni utvärderar, väljer, övervakar och omvärderar externa leverantörer med dokumenterade kriterier och styrning i proportion till leverantörens påverkan. Standarden anger varken verktyg eller fast omvärderingsintervall. Ni måste kunna visa vad ni har gjort, och det går att göra i både ett kalkylblad och ett system.
Ja. Exportera kalkylbladet till CSV och importera leverantörerna i ChainSec. ChainSec importerar CSV-filer, inte Excel-filer. Importerade leverantörer får status Godkänd direkt, så importen ersätter inte er bedömning av dem. Klassa leverantörerna och sätt omvärderingsintervall efter importen.
ChainSec registrerar giltighetstid per certifikat och visar den i leverantörsregistret och i exporten av den godkända leverantörslistan. Automatiska påminnelser är inte släppta än. Tills de finns behöver ni själva titta efter certifikat som närmar sig utgång.
Excel ingår ofta i licenser ni redan har. ChainSecs pris sätts per kund och beror på erbjudande och storlek. Boka en demo av leverantörsuppföljningen för att få ett prisförslag, och jämför det med den tid ni lägger på att hålla kalkylbladet aktuellt.