Det är dags att byta från Excel till ett GRC-system när ni har tappat överblicken, kämpar med versionshantering, eller behöver revisionsspår för ISO 27001, NIS2 eller GDPR-compliance.
Excel är fortfarande det vanligaste verktyget för att hantera risker, leverantörer och informationstillgångar. Det är snabbt att komma igång med, alla kan det, och det kostar ingenting extra. Men när säkerhetsarbetet växer och kraven ökar blir Excel-filerna snabbt en säkerhetsrisk i sig.
När Excel inte räcker för riskhantering
1. Du har tappat överblicken
Det klassiska problemet: en Excel-fil för risker, en för leverantörer, en för incidenter, och ytterligare en för åtgärder. Ingen vet vilken version som är den senaste, och när revisorn frågar efter status tar det en hel dag att sammanställa läget.
Du spenderar mer tid på att administrera filer än att faktiskt arbeta med säkerheten. Ett GRC-system löser detta genom att centralisera all information på en plats.
2. Versionskaos och parallella sanningar
Säkerhetsansvarig har en version, IT-chefen en annan, och den som senast öppnade filen på Teams har skrivit över viktiga ändringar. När ni ska förbereda er för en ISO 27001-audit eller rapportera till styrelsen vet ingen vilken information som stämmer. Detta skapar inte bara stress, utan det undergräver förtroendet för hela säkerhetsarbetet.
3. Compliance kräver spårbarhet
NIS2, GDPR och ISO 27001 ställer alla krav på att ni kan visa vem som bedömt vilken risk när, och vilka åtgärder som vidtagits. Excel ger inga automatiska revisionsspår. När en revisor eller tillsynsmyndighet ställer frågor blir det omöjligt att bevisa att ni faktiskt arbetat systematiskt över tid. Ett GRC-system dokumenterar automatiskt alla ändringar och ger er den spårbarhet som krävs.
4. Manuellt arbete tar överhanden
Varje kvartal ska ni följa upp leverantörer, uppdatera riskbedömningar och rapportera till ledningen. Men istället för att analysera och åtgärda risker spenderar ni timmar på att kopiera data mellan filer, skicka Excel-filer via mail, och påminna leverantörer om att fylla i enkäter. Det manuella arbetet växer snabbare än organisationen, något ett GRC-system automatiserar helt.
Vad händer när informationen blir kritisk?
Vissa typer av information är för viktig för att ligga i Excel:
-
Riskregister med höga risker: Om en kritisk risk har identifierats men glöms bort i en Excel-fil, vad händer då? Ett GRC-system påminner automatiskt om uppföljning och eskalerar ej åtgärdade risker.
-
Leverantörsdata med personuppgifter: Era leverantörsregister innehåller ofta kontaktpersoner, avtal och säkerhetsbedömningar. GDPR kräver att ni kan visa åtkomstkontroll och radera uppgifter på begäran, vilket Excel inte kan hantera.
-
Informationstillgångar och ägarskap: När ni kartlägger era informationstillgångar för ISO 27001 behöver ni veta vem som äger vilken information, var den lagras, och vilka risker som är kopplade till den. I Excel blir dessa samband omöjliga att hantera när organisationen växer.
-
Åtgärdsplaner och uppföljning: När revisionen pekar ut brister eller när en incident inträffar behöver ni kunna spåra åtgärder från identifiering till avslut. Ett GRC-system ger er statusuppföljning, ansvariga med notifikationer, och automatiska deadlines, vilket Excel-listor saknar helt.
Vad ett GRC-system faktiskt löser
Ett dedikerat GRC-system för riskhantering och compliance centraliserar all information på ett ställe:
Automatisk uppföljning: Systemet påminner automatiskt om att risker ska omvärderas, leverantörer ska granskas, eller att åtgärder närmar sig deadline. Ni behöver inte komma ihåg allt själva.
Spårbarhet och revisionsspår: Varje ändring loggas automatiskt. När revisorn frågar kan ni direkt visa vem som gjort vad och när. Detta är avgörande för ISO 27001 och NIS2-efterlevnad.
En samlad bild av riskläget: Se alla risker på ett ställe, både interna risker och risker hos leverantörer. Få en prioriterad lista över vad som måste åtgärdas först, istället för att gissa baserat på Excel-listor.
Enklare leverantörsgranskning: Skicka ut självskattningar direkt från systemet, följ upp svar automatiskt, och se vilka leverantörer som inte uppfyller era krav. Allt dokumenteras för framtida revisioner.
Hur ni kommer igång med ett GRC-system utan stora projekt
Många tror att ett GRC-system kräver månadslånga implementationsprojekt och dyra konsulter. Men moderna GRC-plattformar är byggda för att komma igång snabbt:
Börja där det gör mest skillnad: Migrera först det mest kritiska. Börja kanske med ert riskregister eller era leverantörsbedömningar. Ni behöver inte digitalisera allt på en gång.
Färdiga mallar: Istället för att bygga från grunden får ni färdiga mallar för gap-analyser, riskbedömningar och leverantörsgranskningar. Anpassa dem efter era behov och starta på 30 minuter.
Svensk datahantering: För svenska företag är det viktigt att data stannar i Sverige. Med svensk datalagring slipper ni komplexa GDPR-analyser och dataöverföringsavtal.
Testa innan ni binder er: Prova plattformen med verklig data. Se hur det skulle fungera för just er organisation innan ni tar beslutet.
Så här hjälper ChainSec er
ChainSec är ett GRC-system byggt för företag som vill strukturera sin riskhantering och leverantörssäkerhet, utan att det ska vara krångligt. Vi samlar riskhantering, leverantörsbedömningar och åtgärdsuppföljning i en plattform, så att ni slipper hantera informationen i separata verktyg.
Med färdiga mallar för ISO 27001, NIS2 och GDPR kommer ni igång samma dag. Svensk datahantering betyder att all information stannar i Sverige, vilket är perfekt för företag som vill ha full kontroll. Och eftersom plattformen är byggd för att vara enkel att förstå.
Boka en demo så visar vi hur ni kan gå från Excel-kaos till strukturerad riskhantering på 30 minuter.
Vanliga frågor
Kan vi fortsätta använda Excel för vissa delar?
Absolut. Många kunder använder ChainSec för strukturerad riskhantering och leverantörskontroll, men exporterar data till Excel för ad hoc-analyser. Systemet kompletterar Excel istället för att ersätta det helt.
Vad kostar det jämfört med Excel?
Excel är gratis, men tiden ni lägger på manuellt arbete, riskerna med dålig kontroll, och kostnaden för att inte klara compliance är betydligt högre. ChainSec är prisvärt även för mindre företag och ni kan testa kostnadsfritt efter demon.
Passar ChainSec för små företag eller bara stora organisationer?
ChainSec passar bäst för små och medelstora företag. Om ni är 5 personer eller 300 spelar ingen roll behovet av strukturerad riskhantering och leverantörskontroll är detsamma.
