Svarsunderlag för kundens hållbarhetsenkät – Word-mall

Vad ingår i svarsunderlaget?

Använd Word-mallen när ni ska besvara en kunds hållbarhetsenkät. Ni samlar svar, källor och kompletteringar på ett ställe och sparar den version kunden får. Mallen innehåller instruktioner, plats för egna svar och ett ifyllt exempel.

• Kund, svarsdatum, period, vilka delar av företaget svaret gäller och vad kunden ska använda uppgifterna till.
• Ett frågeblock att kopiera. Blocket har sex fält: kundfråga, uppgift och period, källa och beräkning, ansvarig, status och kontrolldatum.
• En plan för uppgifter som saknas.
• En lista för frågor som kräver uppgifter från era egna leverantörer.
• Följebrev att anpassa och en versionslogg.
• Fem ifyllda exempelsvar och ett exempel på följebrev.

Ifyllt exempel: ett mindre tillverkningsföretag

Fiktiva Mekan AB har 85 anställda och två verkstäder. Kunden Fiktiva Fordon AB har skickat 40 frågor om kalenderår 2025. Företagen, siffrorna och datumen är påhittade. Tabellen visar mallens fem exempelsvar; i Word-filen följer svaren efter varandra med källa, ansvarig och status.

De 1 240 MWh är en delsumma för el och fjärrvärme. Diesel och gasol återstår innan energitotalen är klar. Version 1 skickas den 28 oktober 2026. Följebrevet frågar om kunden kan godta en komplettering av energitotalen och de direkta utsläppen senast den 5 november. Utsläppsuppgiften för stål saknas också; företaget föreslår inköpt mängd som ett alternativ för kunden att ta ställning till.

Så använder ni underlaget

1. Fyll i kund, svarsdatum, period och avgränsning.
2. Kopiera ett frågeblock per kundfråga och behåll kundens frågenummer.
3. Ange uppgift, enhet och period och utse en ansvarig per fråga.
4. Spara källan och eventuell beräkning så att andra kan kontrollera svaret.
5. Ange status och kontrolldatum. Är svaret bara delvis klart, skriv vad som återstår. Ange metod och underlag för uppskattningar.
6. Skriv en plan för det som saknas och berätta det för kunden.
7. Spara versionen som skickades och fyll i versionsloggen.

Skriv saknas när ni inte har uppgiften. Använd ej tillämplig när frågan inte gäller er verksamhet och förklara varför. Svara 0 bara när underlaget visar att värdet är noll. En uppgift som saknas blir inte noll för att kunden vill ha ett siffersvar.

Läs guiden till att svara på kundens hållbarhetsenkät för arbetsgången, hela exemplet och vad VSME och värdekedjetaket innebär.

Avgränsning

Underlaget är ett arbetsdokument, inte en hållbarhetsrapport enligt VSME. Det räknar inte ut utsläpp och visar inte att ni uppfyller något regelverk. VSME är frivilligt för små och medelstora företag. EU:s värdekedjetak begränsar från räkenskapsår 2027 vad en kund som rapporterar enligt CSRD får kräva av företag med högst 1 000 anställda. Taket gäller uppgifter för kundens CSRD-rapportering, även när kravet finns i ett avtal, och omfattar bara uppgifterna i standardens bilaga II. Kunden får fortfarande be om mer. Kontrollera också det svenska genomförandet innan ni hänvisar till rätten att avstå. Rättsläget kontrollerades 2026-10-25; se vad CSRD innebär efter Omnibus I.