Bedöm en AI-leverantör utifrån hur tjänsten ska användas, inte utifrån varumärket eller modellen den bygger på. Beskriv uppgiften, användarna, datan och de personer som påverkas. Ställ sedan de frågor som är relevanta, begär belägg och dokumentera beslutet: godkänn inom en avgränsning, begär komplettering eller pausa och utred.
Guiden är skriven för IT-ansvarig och inköpare på ett mindre företag som ska köpa en AI-tjänst, eller som har en leverantör som lägger till AI i en befintlig tjänst. Den visar 14 frågor, vilka belägg ni kan begära och om frågan bygger på AI-förordningen (AI Act), GDPR eller rekommenderad inköpspraxis. Guiden gör ingen juridisk klassning åt er.
Börja med användningen, inte med leverantören
Samma AI-tjänst kan kräva helt olika kontroller. En assistent som sammanfattar interna rutiner är något annat än samma assistent när den sorterar jobbansökningar. AI-förordningens skyldigheter beror på vad systemet används till och vilken roll ni har. GDPR:s krav beror på vilka personuppgifter som behandlas och varför.
Skriv därför ner fyra saker innan ni skickar en enda fråga till leverantören:
- Uppgiften. Vad ska tjänsten göra, och vilka beslut eller dokument påverkas av resultatet?
- Användarna. Vilka avdelningar och hur många personer?
- Datan. Vilka uppgifter matas in? Förekommer personuppgifter, och i så fall vilka?
- Berörda personer. Vem påverkas av resultatet: anställda, kunder, sökande?
Skriv också vad tjänsten inte får användas till. Avgränsningen blir en del av beslutet.
Kontrollera först att användningen är tillåten
Kontrollera om användningen omfattas av förbuden i artikel 5 innan ni går vidare med leverantörsfrågorna. Ett exempel är AI som drar slutsatser om människors känslor på arbetsplatsen, med undantag för användning av medicinska skäl eller säkerhetsskäl. Ett sådant förbud kan vara relevant när en leverantör erbjuder analys av videointervjuer. Det är en annan fråga än om systemet är högrisk.
Dokumentera vad ni har kontrollerat och vem som gjort bedömningen. Om ett förbud kan vara tillämpligt: starta inte användningen innan frågan är utredd. En förbjuden användning kan inte godkännas genom fler leverantörsbelägg eller ett biträdesavtal.
Vem har vilken roll enligt AI Act?
AI-förordningen skiljer mellan flera roller. Tre av dem är viktiga vid ett inköp (artikel 3 i förordning (EU) 2024/1689):
- Användande organisation (tillhandahållare, eng. deployer). Ni, när ni använder ett AI-system under ert ansvar i yrkesverksamhet.
- Leverantör av AI-systemet (provider). Företaget som utvecklar systemet och släpper ut det på marknaden under eget namn, till exempel tjänsten ni köper.
- Leverantör av en generell AI-modell (GPAI-modell). Företaget bakom den stora språkmodell som tjänsten ofta bygger på.
Ni tar inte över modellleverantörens skyldigheter genom att använda en tjänst som bygger på modellen. GPAI-leverantörernas krav på teknisk dokumentation och upphovsrättspolicy ligger kvar hos dem. Era skyldigheter som användande organisation beror på vilken risknivå er användning har. Läs mer om riskklasserna i vad AI Act innebär.
Rollen kan ändras. Enligt artikel 25 kan en användande organisation få leverantörens skyldigheter om den sätter sitt namn eller varumärke på ett högrisksystem, ändrar det väsentligt eller ändrar ändamålet så att ett system blir högrisk. Om ni bygger egna funktioner ovanpå en modell eller säljer vidare tjänsten under eget namn behöver rollen utredas.
GDPR har egna roller. När leverantören behandlar personuppgifter för er räkning är den personuppgiftsbiträde och ni personuppgiftsansvariga. Då krävs ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt artikel 28 i GDPR. Bedöm rollerna separat om leverantören också använder uppgifter för egna ändamål.
Er egen GDPR-kontroll före godkännande
Ett biträdesavtal ger inte i sig rätt att behandla personuppgifter. Innan ni tillåter sådan användning behöver ni dokumentera:
- Ändamål och rättslig grund. Varför behövs personuppgifterna, vilka uppgifter är nödvändiga och vilken rättslig grund stöder behandlingen? Känsliga personuppgifter kräver även stöd enligt artikel 9.
- Information till registrerade. Hur får anställda, kunder och andra berörda veta hur deras personuppgifter behandlas?
- Behov av konsekvensbedömning. Bedöm om behandlingen sannolikt medför hög risk för enskilda och dokumentera skälen. Det kan gälla även en intern AI-assistent. AI Acts högriskklassning och GDPR:s bedömning är två olika saker. Om en konsekvensbedömning enligt GDPR krävs ska den vara genomförd innan behandlingen börjar.
Se IMY:s vägledning om GDPR och AI. Utse vem hos er som gör kontrollen; leverantörens svar ersätter den inte.
AI Act-läget i oktober 2026
Kontrollerat 20 oktober 2026 mot kommissionens tidsplan för AI Act (uppdaterad 6 oktober 2026) och beskedet om AI Omnibus, som trädde i kraft 27 juli 2026.
Gäller redan: förbuden mot vissa AI-användningar (från februari 2025), skyldigheterna för leverantörer av GPAI-modeller (från augusti 2025) och, sedan 2 augusti 2026, bland annat transparenskraven för vissa AI-system samt myndigheternas tillsyn.
Kommer: nya förbud mot AI som skapar intima bilder utan samtycke eller material med sexuella övergrepp mot barn (2 december 2026), krav för högrisksystem enligt bilaga III, till exempel rekrytering (2 december 2027), och krav för högrisksystem i reglerade produkter enligt bilaga I (2 augusti 2028).
Kontrollera den konsoliderade AI-förordningen innan ni hänvisar till en viss artikel i ett avtal eller beslut.
14 frågor att ställa till en AI-leverantör
Välj de frågor som är relevanta för användningen. Kolumnen Grund visar varför frågan finns. Bara en del av frågorna är lagkrav, och flera AI Act-skyldigheter gäller bara högrisksystem. En fråga som bygger på rekommenderad praxis kan ändå vara avgörande för ert beslut. Håll dataskyddsbedömningen och AI-riskbedömningen isär, även om ni dokumenterar dem för samma användning.
| Fråga | När den är relevant | Begärt belägg | Grund | Vad svaret innebär för beslutet |
|---|---|---|---|---|
| 1. Vad är tjänstens avsedda ändamål? | Alltid | Leverantörens beskrivning och användarvillkor | AI Act (roll och riskklass), praxis | Användning utanför ändamålet: pausa och utred |
| 2. Vilka kända begränsningar och felrisker finns? | Alltid | Dokumentation av begränsningar och testresultat | Praxis; AI Act art. 13 för högrisk | Saknas uppgifter: begränsa användningen |
| 3. Vem är leverantör av systemet och vilken modell används? | Alltid | Avtal och lista över modeller och modellleverantörer | AI Act (roller, art. 3 och 25) | Oklar roll: utred innan godkännande |
| 4. Var lagras data, hur länge och vem kan se den? | Data matas in | Säkerhetsdokumentation och lagringstider | GDPR art. 32, praxis | Oklart: begär komplettering |
| 5. Används vår data för träning eller förbättring? | Data matas in | Avtalsklausul och administratörsinställning | GDPR art. 5 och 28, praxis | Avtal och inställning går isär: komplettering |
| 6. Är leverantören personuppgiftsbiträde? | Personuppgifter | Rollfördelning, beskrivning av behandlingen och biträdesavtal när leverantören är biträde | GDPR art. 28 | Biträde utan avtal: inga personuppgifter i tjänsten |
| 7. Vilka underbiträden används, och sker överföring utanför EU/EES? | Personuppgifter, även vid fjärråtkomst för support | Lista över underbiträden, överföringsmekanism och bedömning av skyddet | GDPR art. 28 och kap. V | Skyddet inte verifierat: pausa överföringen |
| 8. Hur skyddas tjänsten? | Alltid | Certifikat med omfattning eller säkerhetsbeskrivning | GDPR art. 32, praxis | Certifikat utan rätt omfattning: begär mer |
| 9. Var granskar en människa resultatet? | Resultatet påverkar beslut | Er rutin och funktioner för granskning | AI Act art. 26 för högrisk, praxis | Ingen granskning möjlig: begränsa |
| 10. Hur kontrollerar vi kvaliteten i svaren? | Alltid | Egna stickprov och leverantörens mått | Praxis | Brister i stickprov: begränsa eller avstå |
| 11. Vilka loggar finns och hur länge sparas de? | Uppföljning, högrisk | Beskrivning av loggar och åtkomst | AI Act art. 26 för högrisk, GDPR, praxis | För högrisk krävs loggar; annars ett villkor |
| 12. Vilken information och märkning krävs? | Personer, även anställda, interagerar direkt med AI; eller innehåll omfattas av märkningskrav | Gränssnitt, märkning och ansvarsfördelning | AI Act art. 50 där den gäller | Tillämplig information eller märkning saknas: ordna före start |
| 13. Hur meddelas ändringar och incidenter? | Alltid | Avtalade aviseringsvägar och frister | GDPR art. 33.2, praxis | Ingen frist: begär tillägg i avtalet |
| 14. Kan vi exportera och radera data vid avslut? | Data lagras | Avtalsklausul och exportfunktion | GDPR art. 28.3 g, praxis | Ingen radering: komplettering |
Fråga 9 och 11 är bindande krav för användande organisationer först när användningen är högrisk och kraven för högrisksystem börjar gälla. För andra användningar är de rekommenderad praxis. Fråga 5 bygger på att ett biträde bara får behandla uppgifter enligt era instruktioner. Om leverantören använder data för egna ändamål behöver rollen och den rättsliga grunden bedömas.
För fråga 7: EU-lagring utesluter inte en tredjelandsöverföring om supportpersonal utanför EU/EES får tillgång till personuppgifter. När ni använder standardavtalsklausuler behöver ni bedöma om skyddet fungerar i praktiken och om kompletterande skyddsåtgärder krävs. Ett undertecknat avtal räcker inte för att markera kontrollen som klar. Se IMY om överföring till tredjeland.
För fråga 12: Enligt artikel 50 ska systemleverantören se till att personer informeras vid direkt AI-interaktion, om det inte redan är uppenbart i sammanhanget. Det gäller även interna användare. Leverantörer har också skyldigheter om maskinläsbar märkning av syntetiskt innehåll, med vissa undantag. Som användande organisation har ni andra informationsskyldigheter, bland annat för deepfakes och AI-genererad text som publiceras för att informera allmänheten i frågor av allmänintresse. För sådan text finns undantag vid mänsklig granskning eller redaktionell kontroll med redaktionellt ansvar. Kontrollera vilka delar som gäller för er användning och vem som ansvarar för varje del.
En bredare IT-säkerhetsgranskning av leverantören kan behövas utöver frågorna ovan. Använd de tio frågorna om IT-säkerhet som komplement.
Ifyllt exempel: intern AI-assistent för dokument
Exemplet är fiktivt. Fiktiva Verkstad AB ska köpa Fiktiv Assist från Fiktiva AI-tjänster AB. Assistenten ska söka i och sammanfatta interna rutiner, instruktioner och offertunderlag för 40 anställda inom kvalitet, inköp och produktion.
Avgränsning. Ingen användning för personalärenden, rekrytering eller beslut om enskilda. Inga känsliga personuppgifter. Dokumenten kan innehålla namn och kontaktuppgifter till kunder och leverantörer.
Roller. Verkstaden är användande organisation och personuppgiftsansvarig. Fiktiva AI-tjänster AB är leverantör av AI-systemet och personuppgiftsbiträde. Assistenten bygger på en GPAI-modell från en annan leverantör, som är underbiträde.
| Fråga | Svar och belägg | Lucka |
|---|---|---|
| 5. Träning på kunddata | Avtalet anger att indata och svar inte används för träning. Inställningen kontrollerad i administratörsvyn 2026-10-14. | Ingen |
| 6–7. Biträdesavtal och underbiträden | Biträdesavtal undertecknat. Underbiträdeslista daterad 2026-09-01. Modellen körs i EU; support kan ske från USA med standardavtalsklausuler. | Bedömningen av överföringens skydd och behovet av kompletterande skyddsåtgärder saknas |
| 8. Informationssäkerhet | Inloggning via företagets konto med tvåfaktor. ISO/IEC 27001-certifikatets omfattning täcker driften av tjänsten. | Oklart om assistenten följer behörigheterna i dokumentarkivet |
| 13. Ändringar och incidenter | Modellbyte aviseras 30 dagar i förväg. | Ingen frist för att meddela personuppgiftsincidenter |
| 14. Avslut | Export finns. Radering inom 30 dagar efter avslut. | Ingen |
Beslut. Inköpschefen beslutar 2026-10-20: komplettering behövs innan bred användning. Tio användare i kvalitetsavdelningen får testa i en separat testmiljö, ansluten enbart till ett godkänt urval av rutiner och instruktioner utan personuppgifter. Alla tio ska ha rätt att läsa samtliga testdokument. Det ordinarie dokumentarkivet är inte anslutet. Inga andra dokument får laddas upp under piloten. Att ett dokument saknar personuppgifter betyder inte att det får delas med alla.
Även testmiljöns användarkonton och loggar kan innehålla personuppgifter. GDPR-kontrollen, inklusive eventuell tredjelandsöverföring för dessa uppgifter, ska vara klar innan piloten startar.
Åtgärder. Leverantören anger en incidentfrist i biträdesavtalet senast 2026-11-15. IT-ansvarig testar med två testkonton att assistenten inte visar dokument som användaren saknar behörighet till, innan det ordinarie arkivet ansluts. Kvalitetsansvarig stickprovar tio sammanfattningar mot källdokumenten. Dataskyddsansvarig dokumenterar överföringsbedömningen och eventuella kompletterande skyddsåtgärder. Innan personuppgifter tillåts dokumenterar samma ansvarig rättslig grund, information till registrerade och behovet av konsekvensbedömning; en sådan genomförs om den krävs.
Nästa kontroll. 2026-11-20 tar inköpschefen ställning till bred användning, först när kompletteringarna, GDPR-kontrollen och testerna är klara. En ny bedömning görs om leverantören inför nya funktioner, om assistenten ska användas för personalärenden eller om underbiträdena ändras.
Kontrast: AI som bedömer jobbkandidater
Anta att samma leverantör erbjuder en funktion som rangordnar jobbansökningar. Då räcker inte checklistan. AI för rekrytering och urval av kandidater finns bland användningsområdena i bilaga III och kan vara ett högrisksystem. Som användande organisation får ni då egna skyldigheter, bland annat mänsklig tillsyn, loggning och information till berörda, när kraven för bilaga III börjar gälla 2 december 2027. Samtidigt behöver ni troligen göra en konsekvensbedömning enligt GDPR. Gör en separat roll- och riskutredning med juridiskt stöd. Ingen checklista avgör klassningen automatiskt.
Tre möjliga beslut
Ett dokumenterat beslut gör det tydligt vad som är tillåtet och vem som har tagit ställning. Använd ett av tre utfall:
- Godkänd inom angiven avgränsning. Skriv vilka användare, uppgifter och data beslutet gäller. Allt utanför avgränsningen kräver en ny bedömning.
- Komplettering behövs. Skriv vad som saknas, vem som begär det och vad som får användas under tiden, om något.
- Pausas och utreds. Användningen kan vara högrisk, rollen är oklar eller grunden för personuppgiftsbehandlingen saknas. Utse vem som utreder och när.
Skriv beslutsfattare, datum och nästa kontroll. Beslutet är ert eget dokumenterade ställningstagande, inte ett intyg om att ni följer AI-förordningen eller GDPR.
När ska ni göra en ny bedömning?
En AI-tjänst förändras oftare än en traditionell leverantörsrelation. Gör en ny bedömning när:
- leverantören inför en ny AI-funktion i en tjänst ni redan använder, till exempel en assistent i ert affärssystem.
- ni ändrar ändamålet, till exempel från interna rutiner till kundkommunikation.
- nya datakategorier matas in, särskilt personuppgifter eller känsliga uppgifter.
- en ny underleverantör eller modell börjar användas.
- villkoren ändras väsentligt, till exempel om träning på kunddata eller lagringsplats.
En ny AI-funktion hos en befintlig leverantör hanteras som en omvärdering. Utgå från det tidigare beslutet och bedöm det som har ändrats. Protokollet för omvärdering av leverantör visar arbetsgången för en befintlig leverantör.
Bedömningen kan också börja i en vanlig leverantörsbedömning, där AI-frågorna läggs till när tjänsten använder AI.
Vanliga frågor
Måste vi bedöma vanliga AI-tjänster som chattassistenter?
AI-förordningen kräver ingen leverantörsbedömning av varje AI-tjänst. Men om anställda matar in personuppgifter eller företagsinformation behöver ni ändå veta var uppgifterna lagras, om de används för träning och vilket avtal som gäller. Börja med användningen och välj de frågor som är relevanta.
Räcker GDPR-bedömningen för en AI-tjänst?
Nej, inte alltid. GDPR gäller behandlingen av personuppgifter: roller, biträdesavtal, överföringar och säkerhet. AI-förordningen gäller AI-systemets risk och era skyldigheter som användande organisation. Håll bedömningarna isär men dokumentera dem för samma användning.
Räcker ett ISO 27001-certifikat som bevis?
Ett certifikat visar att leverantören har ett certifierat ledningssystem för informationssäkerhet inom en angiven omfattning. Kontrollera att omfattningen täcker tjänsten ni köper. Certifikatet svarar inte på om er data används för träning, hur modellen begränsas eller hur resultatet ska kontrolleras.
Blir vi leverantör enligt AI Act om vi använder en AI-tjänst?
Normalt inte. Den som använder ett AI-system under sitt ansvar är användande organisation (tillhandahållare). Ni kan däremot få en leverantörs skyldigheter om ni sätter ert namn på ett högrisksystem, ändrar det väsentligt eller ändrar ändamålet så att systemet blir högrisk.
När ska en AI-leverantör bedömas på nytt?
Gör en ny bedömning när leverantören inför en ny AI-funktion, när ni ändrar ändamålet, när nya datakategorier matas in, när en ny underleverantör eller modell används eller när villkoren ändras väsentligt. Bestäm också ett datum för nästa kontroll i beslutet.
