Leverantörsuppföljning är att jämföra det leverantören faktiskt levererar med era krav och agera på bristerna. Följ leveranser, kvalitetsfel och öppna åtgärder. Spara underlaget, utse en ansvarig och bestäm när resultatet ska leda till ett nytt beslut.
Ett kalkylblad fungerar bra för att räkna på leveransdata. Ni behöver kunna förklara siffrorna och följa upp besluten. Här får ni ett fiktivt räkneexempel och ett enkelt scorecard för kvalitets- och inköpsansvariga som följer upp varuleveranser.
Vilka nyckeltal behövs i leverantörsuppföljning?
Välj mått som visar om leverantören uppfyller era viktigaste krav. Börja med tre områden: leverans i tid, kvalitet vid mottagning och hantering av brister.
| Mått | Underlag | Fråga som måttet hjälper er besvara |
|---|---|---|
| Leveransprecision, OTD (On-Time Delivery) | Orderbekräftelse och registrerad mottagning | Kom det beställda i tid? |
| Andel mottagna leveranser med kvalitetsfel | Mottagningskontroll och avvikelselogg | Hur ofta hittade vi fel? |
| Försenade åtgärder | Öppna ärenden med ansvarig och avtalat slutdatum | Åtgärdar leverantören problemen enligt plan? |
Bellalite beskriver i sin kvalitetsrutin hur företaget följer leveransprecision, reklamationer och leverantörens hantering av dem. Vid återkommande problem tar de upp bristerna med leverantören och begär en åtgärdsplan.
Bestäm mål och åtgärdsgränser utifrån era avtal och behov. En försenad komponent som stoppar er produktion kräver en annan reaktion än en sen kontorsleverans. För kravbilden i ett kvalitetsledningssystem finns vår separata genomgång av ISO 9001 klausul 8.4.
Följ även upp säkerheten när leverantören har systemåtkomst eller hanterar er information. Kontrollera att behörigheter fortfarande behövs, att rapporterade säkerhetsbrister har åtgärdats och att avtalade säkerhetskrav följs. Spara underlaget och ange vem som ansvarar för nästa kontroll. Hantera allvarliga brister separat: hög leveransprecision väger inte upp en olöst säkerhetsbrist. Vår guide om säkerhet i leverantörskedjan beskriver hur ni arbetar vidare med krav och uppföljning.
Definiera mätperiod och lovat datum före uträkningen
En procentsats behöver en tydlig nämnare: vilka leveranser räknar ni med? I exemplet använder vi följande regler, som ni kan anpassa innan mätningen börjar:
- En observation är en orderrad. Raden är levererad när hela den beställda mängden har kommit. En delleverans räknas inte som en ny rad.
- Perioden är oktober 2026. Leveransprecisionen omfattar rader med ursprungligt bekräftat leveransdatum 1–31 oktober.
- I tid betyder senast på lovat datum. Tidig leverans räknas som i tid i just detta exempel. Ingen extra tolerans används.
- Avstämning sker 31 oktober. En förfallen rad som ännu inte kommit räknas som sen. Annars förbättras siffran felaktigt av uteblivna leveranser.
- Ändringar sparas separat. Skriv inte över löftesdatum när leverantören meddelar en försening. Dokumentera ursprungligt datum, nytt datum och orsaken. Kundbeställda ändringar behöver en egen, förutbestämd regel.
- Saknat löftesdatum är en datalucka. Raden kan inte placeras i rätt OTD-period. Redovisa den separat och utred datumet i stället för att anta att leveransen var i tid.
Kvalitetsmåttet använder en annan nämnare: orderrader som blev fullt mottagna och kvalitetskontrollerade under oktober. Räkna varje rad med konstaterat kvalitetsfel en gång, även om raden har flera fel. Måttet säger hur ofta en leverans har fel, inte hur stor andel av alla enskilda produkter som är felaktiga.
Hämta datum från orderbekräftelse och mottagningslogg. Koppla kvalitetsfel till orderrad och ärendenummer. Spara en daterad kopia av underlaget så att nästa person kan återskapa beräkningen.
Räkneexempel: två leverantörer och olika datakvalitet
Allt nedan är fiktiva uppgifter. Leverantör A säljer emballage och leverantör B säljer fästen. För A visar tabellen samtliga tio rader som skulle ha levererats under oktober, plus en rad utan löftesdatum. B har två rader. Alla mottagna rader i tabellen har kvalitetskontrollerats. Inga andra rader hör till periodens mätning.
| Leverantör / orderrad | Lovat datum | Fullt mottagen | Kvalitetsfel vid kontroll |
|---|---|---|---|
| A / 01 | 2 okt | 2 okt | Nej |
| A / 02 | 5 okt | 5 okt | Nej |
| A / 03 | 8 okt | 9 okt | Ja, skadat emballage |
| A / 04 | 12 okt | 12 okt | Nej |
| A / 05 | 15 okt | 15 okt | Nej |
| A / 06 | 19 okt | 19 okt | Nej |
| A / 07 | 22 okt | 22 okt | Ja, fel mått |
| A / 08 | 26 okt | 26 okt | Nej |
| A / 09 | 29 okt | 30 okt | Nej |
| A / 10 | 30 okt | Inte mottagen 31 okt | Inte kontrollerad |
| A / 11 | Saknas | 28 okt | Nej |
| B / 01 | 7 okt | 7 okt | Nej |
| B / 02 | 21 okt | 21 okt | Nej |
Leveransprecision A: 7 / 10 × 100 = 70 procent. Sju rader kom i tid. Två kom sent och en var fortfarande försenad vid avstämningen. Rad 11 ligger utanför OTD-beräkningen eftersom löftesdatum saknas. Resultatet är därför preliminärt tills datumet har utretts.
Kvalitetsfel A: 2 / 10 × 100 = 20 procent. Tio rader mottogs och kontrollerades i oktober: 01–09 samt 11. Två hade kvalitetsfel. Rad 10 ingår inte eftersom den ännu inte kommit. Att båda nämnarna råkar vara tio betyder alltså inte att de innehåller samma rader.
Leveransprecision B: 2 / 2 × 100 = 100 procent. Kvalitetsfel B: 0 / 2 × 100 = 0 procent. Två leveranser är ett litet underlag. Det visar utfallet för dessa två leveranser, men räcker inte för att slå fast att B alltid levererar bättre.
Antalet observationer behövs också när fel jämförs. Två leveranser med fel av tio ger 20 procent; två av tusen ger 0,2 procent. Jämför bara perioder och leverantörer som använder samma definitioner. Skriv alltid ut både antal och andel.
Samla leverantörsuppföljningen i ett scorecard
Ett scorecard för leverantörer är en kort sammanställning av resultat, brister och nästa åtgärd. Det behöver inte innehålla ett sammanvägt betyg. För exemplet ovan räcker följande:
| Uppföljning per 31 oktober | Leverantör A | Leverantör B |
|---|---|---|
| Leveransprecision | 7/10, 70 %; preliminär | 2/2, 100 % |
| Mottagna rader med kvalitetsfel | 2/10, 20 % | 0/2, 0 % |
| Datakvalitet | En mottagen rad saknar löftesdatum | Kompletta datum, bara två observationer |
| Nästa åtgärd | Utred sena rader och kvalitetsfel; komplettera datum | Följ upp fler leveranser innan ni bedömer leverantörens förmåga över tid. |
| Ansvarig och kontroll | Inköpsansvarig; 6 november | Kvalitetsansvarig; 30 november |
Lägg till öppna avvikelser och försenade åtgärder från er ärendelogg. Ange vilka ärenden som omfattas av mätningen. Noll försenade åtgärder betyder inte samma sak om inga åtgärder finns som om tio har slutförts i tid.
Allvarliga kravbrott ska bedömas separat från medelvärden. Anta att B:s nästa leverans saknar ett materialintyg som enligt ert avtal krävs före användning. Ett bra tidigare leveransresultat gör inte den leveransen godkänd. Använd inte materialet förrän ni har verifierat att kravet är uppfyllt. Dokumentera vem som beslutar om fortsatt hantering.
Om ni använder viktade poäng, visa ändå utfallet per mått, underlagets storlek och eventuella krav som blockerar godkännande. Bestäm dessa krav innan poängen räknas fram.
Från resultat till åtgärd och omvärdering
Uppföljningen blir användbar när den leder till ett beslut med ansvarig och datum. För leverantör A kan inköpsansvarig bekräfta löftesdatum för rad 11 och begära en förklaring till förseningarna. Kvalitetsansvarig följer upp de två kvalitetsfelen i separata ärenden och kontrollerar om åtgärderna fungerar vid nästa relevanta leverans.
Skriv exempelvis: ”A följs upp igen den 6 november. Inköp kompletterar datumunderlaget och stämmer av den uteblivna leveransen. Kvalitet begär åtgärder för emballage och måttfel. Beslut om fortsatt godkännande fattas utifrån kompletteringarna och bristernas påverkan.”
Samla resultatet i mallen för omvärdering av leverantör. Mallen dokumenterar bedömningen och beslutet; scorecardet ger ett underlag till den. En allvarlig brist kan behöva hanteras direkt, före nästa planerade omvärdering.
I ChainSecs leverantörsregister samlar ni dokument, granskningar och godkännandestatus per leverantör. Avvikelsehanteringen håller ihop ansvarig, leverantörens svar, åtgärd och verifiering. Beräkningarna i denna guide gör ni i ert kalkylblad eller affärssystem och sparar som underlag för granskningen.
Vanliga frågor
Vad innebär leverantörsuppföljning?
Leverantörsuppföljning innebär att jämföra faktiska leveranser och underlag med era krav. Följ exempelvis leveransprecision, kvalitetsbrister och åtgärder. Använd resultatet för att avgöra vad leverantören behöver förbättra och om godkännandet ska ändras.
Hur räknar man leveransprecision?
Dela antalet leveranser i tid med antalet leveranser som skulle ha kommit under perioden och multiplicera med 100. Bestäm först vad en leverans är och vilket avtalat datum ni mäter mot. Redovisa saknade datum separat och räkna även försenade leveranser som ännu inte kommit.
Vad är ett scorecard för leverantörer?
Ett scorecard är en sammanställning av leverantörens resultat mot valda mått och krav. Visa period, antal observationer, utfall, brister och nästa åtgärd. Ett sammanvägt betyg är valfritt och får inte dölja ett allvarligt kravbrott.
Hur skiljer sig uppföljning från omvärdering?
Uppföljning samlar och bedömer utfallet under samarbetet. Omvärdering använder utfallet och andra aktuella underlag för ett nytt beslut om leverantören. En allvarlig avvikelse kan motivera ett beslut före nästa planerade omvärdering.
