En leverantör är en extern part som levererar varor, tjänster eller råmaterial till din organisation. Valet av rätt leverantör är avgörande för din verksamhets framgång - fel val kan leda till förseningar, kvalitetsproblem, säkerhetsincidenter och regelbrott.
När din leverantör får dataintrång blir det ditt problem. När de inte levererar i tid stannar din produktion. När de bryter mot GDPR eller NIS2 står du ansvarig.
En leverantörsbedömning är nödvändigt för att skydda din verksamhet. Här är 10 kritiska kontroller som avgör om en leverantör är värd att lita på.
1. Lista dina krav innan du börjar leta
Vad behöver du egentligen från din leverantör? Skriv ner vad du vill ha, både när det gäller produkter och tjänster. Tänk igenom volymer, leveranstider och vilken kvalitet som krävs.
Tänk också på att det kan finnas särskilda krav. Kanske behöver leverantören vara certifierad enligt ISO 9001 eller följa särskilda säkerhetskrav. Miljö och hållbarhet blir också allt viktigare, så fundera på om du har några krav där.
2. Utvärdera leverantörens kvalitet
Ett lågt pris kan locka, men vad kostar egentligen dålig kvalitet? Försenade leveranser, arga kunder och extra arbete för att rätta till misstag äter snabbt upp den där prislappen som såg bra ut från början.
Be därför om prover eller referenser så du vet vad du får. Kolla också hur leverantören jobbar med kvalitet. Har de kontroller, certifieringar och rutiner som säkerställer att du får rätt kvalitet varje gång?
3. Leveranssäkerhet
Försenade leveranser kan stanna hela din produktion och göra kunderna arga. Därför måste du veta att din leverantör klarar sina deadlines, även när det blir stressigt.
Kolla hur de hanterat leveranser tidigare och om de har marginal att växla upp när du behöver mer. Men glöm inte att ingen kedja är starkare än sin svagaste länk. Hur bra koll har din leverantör på sina egna leverantörer?
De bästa leverantörerna har backup-planer och alternativa lösningar när något går fel, för något går alltid fel förr eller senare.
4. Följer leverantören reglerna?
En leverantör som slarvar med regler och certifieringar kan dra med dig i fallet. Därför behöver du kolla att de har koll på sina papper, särskilt när det gäller kvalitet (ISO 9001), miljö (ISO 14001) och säkerhet (ISO 27001).
Om leverantören ska hantera personuppgifter åt dig måste ni ha ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt GDPR. Kontrollera var de lagrar data, vilka underbiträden de använder, och hur de hanterar dataskydd i praktiken. En GDPR-brist hos din leverantör blir snabbt ditt ansvar.
Nya EU-regler som CSRD och NIS2 ställer också tuffare krav på hur företag jobbar med hållbarhet och cybersäkerhet.
Be att få se certifikat och dokumentation. Kolla också på branschspecifika krav och standarder. Det är bättre att vara noggrann från början än att upptäcka problem när det är för sent.
5. Ekonomisk stabilitet
En konkurs hos din leverantör kan lamslå din verksamhet totalt. Därför måste du kolla leverantörens ekonomi noga innan du skriver avtal.
Här är vad du behöver undersöka:
- Kreditupplysning och bokslut: Finns det varningssignaler?
- Omsättning och tillväxt: Går det åt rätt håll?
- Kundlista: Har de andra stora, stabila kunder?
- Historik: Hur länge har de funnits på marknaden?
- Ägarstruktur: Finns det ett starkt ägande i ryggen?
- Anmärkningar: Finns det några betalningsanmärkningar eller skulder?
En leverantör med stabil ekonomi, lång historik och nöjda kunder är ofta värd mer än en som bara erbjuder lägsta pris.
Varningssignaler (Red Flags):
- Leverantören vägrar visa upp sina certifikat (t.ex. ISO 9001/27001).
- De har inga offentliga bokslut (Kontrollera via Allabolag eller Bolagsverket).
- Ägarstrukturen är otydlig eller gömd.
6. Vad säger andra kunder?
Prata med andra som redan använder leverantören, de vet hur det faktiskt fungerar i vardagen. Be om att få kontakta några av leverantörens nuvarande kunder, särskilt de som liknar din verksamhet.
Kolla också vad som sägs på nätet, men var kritisk till både positiva och negativa omdömen.
Det viktiga är att se mönster: Hur hanterar leverantören problem när de dyker upp? Är de flexibla när något behöver ändras? Svarar de snabbt på frågor?
7. Datasäkerhet och IT-skydd
Ett dataintrång hos din leverantör kan bli din mardröm. Särskilt nu när exempelvis cybersäkerhetslagen (NIS2) kommer att innebära tuffare krav på hur företag skyddar sin information.
Fråga därför hur leverantören jobbar med IT-säkerhet i praktiken. Har de certifieringar som ISO 27001? Hur skyddar de din data?
Kolla också hur de skulle hantera en attack eller dataläcka. Det är viktigt att det finns rutiner för säkerhetsincidenter och övar på olika scenarion.
8. Klarar de snabba förändringar?
Din leverantör måste kunna hänga med. Ibland behöver du kanske dubbla volymen på kort varsel, andra gånger måste en produkt ändras för att möta nya krav.
Fråga därför hur de hanterat överraskningar tidigare. Kunde de växla upp när en kund behövde mer? Löste de akuta leveranser när det verkligen behövdes?
En leverantör som är fast i sina rutiner och säger "så här har vi alltid gjort" är sällan rätt partner. Du behöver någon som säger "det löser vi" - och sedan faktiskt gör det.
9. Tar de ansvar för miljö och människor?
Hållbarhet påverkar numera din affär. Nya EU-regler som CSRD kräver att företag redovisar sitt hållbarhetsarbete, och allt fler kunder frågar efter det. Därför måste du veta hur din leverantör jobbar med både miljö och socialt ansvar.
Kolla konkreta saker som energianvändning, transporter och materialval. Men glöm inte människorna, hur är arbetsvillkoren? Har de koll på sina underleverantörer eller blundar de för problem i leverantörskedjan?
10. Få allt på papper innan ni börjar
Skriv ner allt ni kommit överens om som priser, leveranstider, kvalitetskrav och vad som händer om något går fel.
Var extra tydlig med vem som har ansvar för vad. Lägg också in rätten att regelbundet följa upp hur samarbetet fungerar. Det gör det lättare att ta tag i problem innan de växer sig stora.
En systematisk leverantörskontroll tar tid, men det är tid som betalar sig. Med dessa 10 punkter som checklista hittar du en partner som levererar rätt kvalitet, i rätt tid och till rätt pris.
För i slutändan handlar det inte bara om att välja en leverantör, det handlar om att bygga samarbeten som gör din verksamhet starkare.
Vanliga frågor om leverantörer
Vad är skillnaden mellan leverantör och underleverantör?
En leverantör levererar direkt till din organisation, medan en underleverantör levererar till din leverantör. Båda är viktiga att ha koll på eftersom problem hos en underleverantör påverkar hela kedjan.
Hur ofta ska man utvärdera sina leverantörer?
Kritiska leverantörer bör utvärderas minst årligen. Mindre kritiska leverantörer kan utvärderas vart 2-3:e år. Vid händelser som säkerhetsincidenter eller regeländringar ska en extraordinär utvärdering genomföras omedelbart.
Vad är leverantörsstyrning?
Leverantörsstyrning (supplier governance) är den process där du systematiskt hanterar, övervakar och utvecklar relationer med dina leverantörer för att säkerställa kvalitet, regelefterlevnad och riskkontroll.
